Comprendre la douleur. Retrouver le mouvement.

1. Pourquoi cette politique

Cette politique explique en termes simples quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les gardons et comment vous pouvez exercer vos droits.

Elle est adoptée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25.

Un renseignement personnel est toute information qui permet d'identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements concernant votre santé sont sensibles et font l'objet d'une protection accrue.

L'ostéopathe de la clinique est membre de la Corporation des professionnels ostéopathes du Québec (CPOQ) et est tenu au respect de son code de déontologie, notamment en matière de secret professionnel et de tenue des dossiers. Une copie du code de déontologie est disponible à la clinique sur demande.

2. À qui s'applique cette politique

• Nos clients et, s'il y a lieu, leurs représentants légaux (parent, tuteur, mandataire) ;
• les visiteurs de notre site web www.cliniqueosteorouyn.com ;
• les personnes qui utilisent notre portail de prise de rendez-vous en ligne cliniqueosteorouyn.janeapp.com ;
• nos fournisseurs et partenaires d'affaires.

3. Les renseignements que nous recueillons

3.1 Clients

Nous constituons un dossier pour chaque client. Il contient :

• la date d'ouverture du dossier ;
• vos nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance et sexe ;
• le nom et les coordonnées de votre représentant légal, si vous êtes mineur ou inapte ;
• le motif de chaque consultation ;
• vos antécédents de santé, votre médication et tout renseignement pertinent à votre condition ;
• les résultats de nos évaluations et, s'il y a lieu, les rapports d'examens que vous nous transmettez ;
• notre appréciation de votre condition ;
• la description des traitements rendus et leur date ;
• les recommandations qui vous sont faites ;
• les notes d'évolution, la correspondance et les autres documents liés à votre suivi ;
• les renseignements nécessaires à la facturation et aux reçus (mode de paiement, montants, et lorsque vous demandez une réclamation d'assurance : nom de l'assureur, numéro de police et numéro de certificat).

Lorsque vous payez par carte, votre numéro de carte est saisi directement sur le terminal de paiement et transmis à notre fournisseur de traitement des paiements. Nous ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte complet. Nous ne gardons que la trace de la transaction : montant, date, type de carte et quatre derniers chiffres.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins décrites à la section 4.

3.2 Site web

Notre site www.cliniqueosteorouyn.com est une page d'information. Il ne contient aucun formulaire et ne vous demande aucun renseignement personnel.

Le site est hébergé et distribué par Cloudflare, Inc. Pour livrer la page et la protéger contre les attaques, Cloudflare traite des données techniques de connexion, dont votre adresse IP, le type de navigateur et l'appareil utilisé. Ces données servent uniquement au fonctionnement et à la sécurité du site.

Mesure de fréquentation. Nous utilisons Cloudflare Web Analytics pour savoir combien de personnes consultent le site et quelles pages sont visitées. L'outil fonctionne au moyen d'un petit script qui mesure des données de performance de la page, comme le temps de chargement. Il présente trois caractéristiques que nous jugeons importantes :

• il ne dépose aucun témoin et n'accède à aucun espace de stockage de votre navigateur ;
• il ne vous suit pas d'un site à l'autre et ne construit aucun profil vous concernant ;
• votre adresse IP est écartée par le fournisseur dès la réception de la mesure et n'est conservée ni dans ses bases de données ni dans ses journaux.

Les statistiques que nous consultons sont agrégées et ne permettent pas de vous identifier.

Notre site n'utilise aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil. Voir la section 7.

3.3 Portail de prise de rendez-vous en ligne

Les boutons de prise de rendez-vous de notre site vous redirigent vers cliniqueosteorouyn.janeapp.com, un portail exploité pour notre compte par Jane Software Inc. (North Vancouver, Colombie-Britannique). Ce portail emploie le mot « patient » pour désigner nos clients : il s'agit de la terminologie du logiciel, non d'une distinction dans la nature de nos services.

Lorsque vous y prenez rendez-vous, vous nous transmettez vos nom, coordonnées, date de naissance, motif de consultation et, le cas échéant, les réponses au questionnaire de santé. Ces renseignements alimentent directement votre dossier et demeurent sous notre responsabilité : Jane agit comme fournisseur et n'y accède que sur nos instructions ou lorsque la loi l'exige.

Deux exceptions relèvent de Jane et non de nous :

• Si vous créez un compte Jane pour gérer vos rendez-vous, vos identifiants de connexion (courriel, numéro de téléphone, mot de passe) sont contrôlés par Jane. Adressez-vous à Jane pour toute question à leur sujet : privacy@jane.app.
• Le portail dépose ses propres témoins et fait appel à des services tiers décrits à la section 7.2.

3.4 Fournisseurs et partenaires

Prénom, nom, titre, coordonnées d'affaires et renseignements nécessaires au paiement des honoraires et au respect de nos obligations fiscales.

4. Pourquoi nous recueillons ces renseignements

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf dans les cas prévus par la loi. Nous ne faisons aucune sollicitation commerciale à partir de votre dossier.

5. Comment nous les recueillons

Nous recueillons vos renseignements directement auprès de vous : en personne à la clinique, par téléphone, par courriel, sur les formulaires que vous remplissez, et par le portail de prise de rendez-vous en ligne.

Nous pouvons recevoir des renseignements d'un tiers lorsque vous nous y autorisez, par exemple le rapport d'un professionnel de la santé qui vous suit.

La loi nous autorise, dans des cas limités, à recueillir un renseignement sans votre consentement, notamment lorsque c'est nécessaire pour prévenir un préjudice sérieux ou pour respecter une obligation légale.

6. Votre consentement

Votre consentement doit être libre, éclairé et donné à des fins précises. Comme les renseignements concernant votre santé sont sensibles, nous recueillons un consentement exprès à l'ouverture de votre dossier.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations légales, déontologiques et contractuelles. Nous demeurons notamment tenus de conserver votre dossier pendant la période indiquée à la section 9. Nous vous expliquerons alors les conséquences du retrait, par exemple l'impossibilité de poursuivre votre suivi en toute sécurité.

7. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Un témoin est un petit fichier déposé sur votre appareil par un site web.

7.1 Notre site web

Notre site ne dépose aucun témoin de mesure d'audience, de personnalisation ou de publicité. L'outil de mesure de fréquentation décrit à la section 3.2 fonctionne sans témoin et sans accès au stockage de votre navigateur.

Cloudflare peut déposer un témoin strictement technique lorsque cela est nécessaire pour vérifier que votre navigateur n'est pas un robot ou pour appliquer une mesure de sécurité. Ce témoin ne sert pas à vous identifier ni à vous suivre d'un site à l'autre, et ne peut être désactivé sans empêcher le site de fonctionner.

Comme aucun témoin non nécessaire n'est utilisé, notre site n'affiche pas de bandeau de consentement.

7.2 Portail de prise de rendez-vous

Le portail cliniqueosteorouyn.janeapp.com utilise ses propres témoins, gérés par Jane et ses fournisseurs.

Les témoins nécessaires ne peuvent pas être désactivés sans empêcher le portail de fonctionner. Les deux autres catégories relèvent de votre choix : un outil de gestion du consentement vous le demande à votre première visite, et vous pouvez le modifier ensuite au moyen du lien « Cookie Preferences » au bas des pages du portail.

Ces témoins et les services qui les déposent relèvent de Jane. Nous vous invitons à consulter sa politique en matière de témoins et son avis de confidentialité, accessibles depuis son centre juridique.

8. Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne vendons, n'échangeons et ne louons jamais vos renseignements personnels, et nous ne les communiquons à personne à des fins de marketing.

8.1 Nos fournisseurs

Chacun n'a accès qu'aux renseignements nécessaires à son mandat et est lié par un contrat encadrant la confidentialité et la sécurité.

8.2 Autres communications

Nous pouvons communiquer vos renseignements :

• à votre assureur, à votre demande ou avec votre autorisation, pour le traitement d'une réclamation ;
• à un professionnel de la santé, avec votre consentement, pour assurer la continuité de votre suivi ;
• lorsque la loi l'exige, notamment en réponse à une ordonnance d'un tribunal ;
• lorsque c'est nécessaire pour prévenir un préjudice sérieux à votre santé ou à votre sécurité, ou à celles d'autrui.

8.3 Communication à l'extérieur du Québec

Certains renseignements sont traités à l'extérieur du Québec :

• vos dossiers sont hébergés dans un centre de données situé au Canada, mais hors du Québec ;
• les rappels de rendez-vous par message texte transitent par des fournisseurs établis aux États-Unis et peuvent y être stockés temporairement ;
• les fournisseurs tiers du portail de rendez-vous énumérés à la section 8.1 sont établis à l'extérieur du Canada et reçoivent des renseignements techniques sur votre navigation lorsque vous utilisez le portail ;
• vos paiements par carte sont traités sous une entente marchande canadienne, mais l'infrastructure de notre fournisseur peut comporter des composantes situées à l'extérieur du Québec ;
• les données de connexion et de mesure de fréquentation de notre site sont traitées par le centre de données de Cloudflare le plus proche de la requête, déterminé par le routage du réseau. Comme aucun service de localisation n'est utilisé, ce traitement peut avoir lieu dans un pays ou une région différents de celui d'où provient la visite. L'adresse IP est écartée dès la réception et n'est pas conservée.

Avant chacune de ces communications, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée afin de confirmer que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, et la communication est encadrée par contrat.

9. Combien de temps nous les conservons

La durée de sept ans applicable aux dossiers correspond à l'exigence de tenue de dossiers du code de déontologie de la CPOQ et aux conditions de notre assurance responsabilité professionnelle.

Données de connexion et de fréquentation du site. Nous ne conservons nous-mêmes aucun journal de connexion à notre site. Cloudflare ne conserve pas par défaut les journaux de requêtes de ses clients : cette conservation doit être activée explicitement et nous ne l'avons pas activée. Les statistiques de fréquentation que nous consultons ne contiennent aucune adresse IP, celle-ci étant écartée dès la réception de la mesure, et Cloudflare n'en affiche qu'un historique limité. Cloudflare ne publie pas de durée de conservation unique applicable à l'ensemble de ses données techniques, les durées variant selon le produit et la configuration ; sa politique prévoit que les données sont supprimées ou détruites à l'expiration du délai applicable.

À l'expiration du délai, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire, par déchiquetage pour le papier et par suppression définitive pour les fichiers électroniques, ou anonymisés.

En cas de cessation d'exercice. Si la clinique cesse ses activités, vos renseignements seront soit détruits de façon sécuritaire, soit, avec votre consentement, transférés à un autre ostéopathe qui en assurera la garde. Vous serez informé de la mesure retenue et de la façon d'obtenir une copie de votre dossier avant qu'elle ne prenne effet.

10. Comment nous les protégeons

Accès restreint. La clinique ne compte aucun employé. L'ostéopathe, responsable de la protection des renseignements personnels, est la seule personne ayant accès aux dossiers.

Mesures physiques. Dossiers papier, s'il y en a, rangés sous clé dans un espace auquel le public n'a pas librement accès ; locaux verrouillés en dehors des heures d'ouverture ; écrans placés hors de la vue des visiteurs.

Mesures technologiques. Accès au dossier électronique protégé par un mot de passe robuste et par l'authentification à deux facteurs ; appareils chiffrés et verrouillés automatiquement ; connexions au site et au portail chiffrées (HTTPS) ; sauvegardes assurées par notre fournisseur ; mises à jour de sécurité appliquées régulièrement ; terminal de paiement conforme aux normes de l'industrie des cartes de paiement.

Mesures contractuelles. Chaque fournisseur ayant accès à des renseignements personnels est lié par un contrat encadrant la confidentialité et la sécurité.

Aucun système n'étant infaillible, nous nous engageons à réagir rapidement en cas d'incident (section 12).

11. Vos droits

Vous avez le droit de :

• savoir quels renseignements nous détenons à votre sujet et d'en obtenir une copie, pour vous ou pour une personne que vous autorisez ;
• faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• demander la suppression d'un renseignement périmé ou qui n'est plus justifié par les fins de la collecte ;
• recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou demander qu'ils soient transmis à une autre organisation (portabilité). Ce droit vise les renseignements que vous nous avez fournis, et non ceux que nous avons produits, comme nos notes d'évaluation ;
• demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou sa désindexation, dans les cas prévus par la loi ;
• retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles ;
• porter plainte (section 14).

Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Comment exercer vos droits. Faites parvenir une demande écrite au responsable identifié à la section 13, par courriel ou par la poste. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant d'y donner suite. Nous vous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Notre réponse est gratuite, sauf des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission, dont nous vous informerons à l'avance.

12. Incidents de confidentialité

En cas d'accès, d'utilisation ou de communication non autorisés, ou de perte de renseignements personnels, nous nous engageons à :

1. en identifier la cause et y remédier sans délai ;
2. évaluer si l'incident présente un risque de préjudice sérieux ;
3. si c'est le cas, aviser la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, et leur indiquer les mesures qu'elles peuvent prendre pour réduire le risque ;
4. prendre les mesures nécessaires pour éviter qu'un incident semblable ne se reproduise.

Nous tenons un registre de tous les incidents, conservé au moins cinq ans.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Adressez-lui toute question, demande d'accès ou de rectification, ou plainte relative à la présente politique.

14. Plaintes

Si vous estimez que nous n'avons pas respecté vos droits ou la présente politique, transmettez une plainte écrite au responsable identifié à la section 13. Nous ouvrons un dossier distinct pour chaque plainte, comprenant la plainte, notre analyse, les documents à l'appui et la réponse transmise. Nous vous répondons dans les 30 jours. Toute plainte est traitée de façon confidentielle.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la :

Pour une plainte visant la conduite professionnelle de l'ostéopathe plutôt que le traitement de vos renseignements, vous pouvez également vous adresser au comité de discipline de la Corporation des professionnels ostéopathes du Québec :

15. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique en tout temps. La version à jour est publiée sur notre site web et prend effet dès son affichage. La date de mise à jour figure en tête du document.

16. Historique des versions